Cómo auditar sus iniciativas de capacitación y desarrollo

Una auditoría de impacto mide resultados tangibles, como el desarrollo de nuevas habilidades gracias a la capacitación, y resultados más sutiles, como habilidades adquiridas que se traducen en un mejor desempeño y contribuyen a los objetivos de la organización.

A esto se suma que el L&D se desenvuelve en un entorno muy dinámico (gracias, IA). Cada vez que se pone a auditar sus programas de capacitación actuales, tiene frente a sí otra gran transformación. Hay que reconsiderar los métodos de capacitación, actualizar el stack tecnológico y, con frecuencia, incluso reevaluar los objetivos: lo que imaginó hace un año puede que ya no se alinee con su estrategia de negocio ni con el panorama cambiante del L&D.

No se preocupe: es una tarea grande, pero no tiene por qué ser un obstáculo.

Por qué es necesaria una auditoría de capacitación

Los presupuestos de capacitación crecen de forma sostenida, y también las expectativas hacia los líderes de aprendizaje. Ahora que la capacitación y el desarrollo (L&D) se está convirtiendo en el socio estratégico de la alta dirección, alinear los programas de aprendizaje con las estrategias de negocio es su máxima prioridad.

Con un L&D que lidera la forma en que crecen los colaboradores, hay una mayor responsabilidad. Dicho de otro modo, usted debe poder mostrar los resultados de la capacitación de colaboradores y validar que realmente contribuye al desempeño del negocio. Y la única forma de asegurarlo es revisar y actualizar sus programas de L&D con regularidad.

Estas son las tareas clave que cumplirá con ayuda de la auditoría de capacitación y desarrollo:

Identificar brechas de habilidades

En una década, las habilidades necesarias para desempeñar un puesto cambiaron un 25%2. Si no actualiza su programa de capacitación con regularidad, es muy probable que no responda a esos requisitos cambiantes.

Una auditoría de capacitación detecta esas brechas de habilidades y asegura que su programa esté en sintonía con las necesidades cambiantes del negocio.

Medir el ROI de la capacitación de colaboradores

A pesar de que los objetivos cambian, demasiados profesionales de L&D siguen usando métricas de vanidad, como la satisfacción y la participación de los participantes, para medir la efectividad de la capacitación. Una auditoría integral de capacitación es mucho más útil: va más allá de las métricas de vanidad e incorpora métricas de negocio al análisis.

Al medir el ROI de la capacitación, mostrará cómo las iniciativas contribuyen no solo al desarrollo de cada colaborador, sino también al éxito y la rentabilidad generales de la organización. Así demuestra el valor de la capacitación a las partes interesadas y justifica sus solicitudes de presupuesto.

Cuando el ROI no alcanza las metas, la auditoría ayuda a identificar los puntos débiles de la capacitación que hay que mejorar para tener éxito en adelante.

Actualizar el contenido de capacitación según los cambios normativos

Si las regulaciones del sector afectan la forma de operar de sus colaboradores, deben reflejarse en sus programas de capacitación y desarrollo.

Por ejemplo, a medida que la legislación ambiental se vuelve más estricta, muchas empresas necesitan adaptarse a prácticas sostenibles. Si aplica a su industria, sus programas de capacitación deberán incorporar las pautas más recientes sobre reducción de la huella de carbono, gestión de residuos y abastecimiento sostenible.

Auditar y actualizar su contenido con frecuencia le permite mantener informada a su fuerza laboral sobre las normativas más recientes y mitigar los riesgos de cumplimiento. Conozca cómo KPMG y Gjensidige invirtieron en la capacitación basada en juegos de Attensi para impulsar sus iniciativas de sostenibilidad.

Evaluar si las tecnologías e infraestructura de capacitación actuales son adecuadas

No es un secreto que la tecnología tiene un papel enorme en los métodos de capacitación modernos. Siguen apareciendo nuevas herramientas y plataformas a un ritmo sin precedentes, y todas buscan ayudarle a aumentar la eficiencia de sus iniciativas de L&D.

“Si hace años que no revisa su tecnología de aprendizaje corporativo, quizás sea el momento. Aunque a ninguna empresa le gusta gastar en estas herramientas, en realidad son una plataforma muy importante para capturar, gestionar y mejorar la propia propiedad intelectual. Y como bien saben los líderes de capacitación, la capacidad de capacitar, apoyar e involucrar a los colaboradores en un desarrollo continuo es una verdadera ventaja competitiva”.

Josh Bersin｜Global Industry Analyst

Aproveche su próxima auditoría de L&D para evaluar si su stack tecnológico actual está a la altura de los últimos avances. Si todavía no ha adoptado la gamificación, el aprendizaje móvil y las soluciones impulsadas por IA, quizás sea momento de averiguar qué soluciones han llegado al mercado para ayudarle a alcanzar sus metas. No se trata de actualizarse para seguir el ritmo de la última tecnología, sino de encontrar la solución adecuada para sus desafíos particulares.

Preparación de la auditoría

¿Por dónde empezar una auditoría?

Su primer paso debe ser identificar un problema. Debe haber algo que quiera resolver con esta auditoría, ya sean ineficiencias operativas, brechas de habilidades o presión de la alta dirección. Su objetivo guiará todo el proceso.

Además, evalúe los recursos que puede destinar a esta iniciativa. La auditoría puede llevar a cambios importantes en su programa de L&D. Por eso, si los recursos para cambios sustanciales son limitados, considere reducir el alcance de la auditoría para que coincida con su capacidad de hacer los ajustes posteriores.

Esta es una lista de verificación para prepararse y lograr una auditoría exitosa:

• Defina el objetivo (u objetivos): ¿Qué problemas quiere resolver con esta auditoría?
• Conozca sus recursos: ¿De cuánto tiempo y dinero dispone?
• Defina el alcance de la auditoría: Según los recursos disponibles, ¿la auditoría debe abarcar toda la empresa, un departamento específico o habilidades concretas?
• Identifique a las partes interesadas: ¿Necesitará ayuda de Recursos Humanos, de los jefes de departamento o de consultores externos?
• Reúna la documentación: ¿Dónde están guardados los registros de capacitaciones anteriores?
• Cree una única fuente de verdad: ¿Aún no ha consolidado todos los datos de aprendizaje en un repositorio centralizado?

¿Son efectivos sus programas de capacitación actuales?

Medir el impacto de sus programas de capacitación actuales es la tarea principal de una auditoría.

“Creo que la capacitación y el aprendizaje cumplen su propósito más alto cuando contribuyen de forma medible al desempeño de las personas y del negocio. Los datos que obtenemos del LMS (consumo, utilización, asistencia) y de las encuestas de aprendizaje (percepción, opinión, reacción) son eslabones de la cadena de evidencia sobre la eficiencia y la efectividad del aprendizaje, pero ahí no termina la historia del impacto”.

Kevin M. Yates｜L&D Measurement Advisor

La evaluación de sus iniciativas de L&D no termina con una encuesta a los colaboradores. Sin embargo, puede ser útil comenzar por una.

1. Recopile feedback

Empiece por reunir el feedback de los participantes. Aunque la satisfacción es una métrica de vanidad si se toma de forma aislada, sirve para conocer las opiniones y experiencias de los participantes sobre su capacitación corporativa.

También le recomendamos ir más allá de las puntuaciones de satisfacción y dar contexto a sus métricas con las siguientes preguntas:

• ¿La capacitación le aportó información nueva?
• ¿La capacitación fue relevante para su puesto actual o un posible puesto futuro?
• ¿Cuánto de esta capacitación cree que va a retener?
• ¿Cree que podrá aplicar los conocimientos que obtuvo en esta capacitación?

Más adelante puede usar estas respuestas como punto de partida para profundizar en los motivos por los que su programa no resulta tan efectivo como desea.

2. Evalúe la retención de talento y el desarrollo de carrera

Supongamos que estableció una línea base al examinar la retención de personal y las tasas de movilidad interna antes de implementar el programa de capacitación. Ahora puede comparar las cifras de antes y después de la capacitación y ver si hay cambios notables.

Quienes no midieron la retención antes de la capacitación también pueden calibrar el impacto del L&D en el desarrollo y la retención de los colaboradores. Por ejemplo, puede evaluar si hay una mejora notable en el desempeño laboral o si los colaboradores muestran más interés en avanzar en su carrera dentro de la organización.

También puede crear entrevistas de salida para los colaboradores que se van y participaron en el programa de capacitación. ¿La capacitación influyó alguna vez en su decisión de irse o quedarse? Una entrevista de salida puede revelar mucha información valiosa.

3. Valide la alineación con los objetivos de la organización

“¿Nuestra estrategia de L&D está alineada con las metas y el desempeño del negocio?” Qué bueno que lo pregunta.

Para responder, hay que cuantificar el impacto de las iniciativas de L&D en el logro de los objetivos de la organización. Muestre resultados medibles vinculados con la capacitación, como mayor satisfacción del cliente, menor tiempo para alcanzar la competencia o más eficiencia en procesos clave del negocio. Por supuesto, los resultados deseados dependerán del alcance de la capacitación y de sus objetivos, y lo mismo ocurre con los métodos de recopilación de datos.

4. Mida el ROI de la capacitación

Por último, seguramente querrá comprobar si el presupuesto invertido en L&D da frutos.

Empiece por calcular todos los gastos: no solo los directos de los programas de capacitación (recursos, tecnología, consultores externos, etc.), sino también los costos indirectos, como el tiempo que los colaboradores dedican a capacitarse.

Para calcular el ROI, necesita haber establecido métricas previas a la capacitación como referencia para comparar. Estas métricas pueden incluir el número de ventas, el valor del cliente a lo largo del tiempo (CLV), los costos de cubrir puestos vacantes u otros KPI financieros.

Si observa cambios positivos en sus métricas objetivo, es un buen comienzo, pero eso no indica necesariamente que su programa de capacitación sea rentable. Divida la ganancia entre el costo de la inversión en capacitación para medir el ROI real.

Nota: El ROI de la capacitación suele aparecer en negativo, sobre todo cuando no hay suficientes datos o no se pueden cuantificar bien las ganancias de productividad. Por eso recomendamos monitorear la variación del ROI a medida que haga cambios en sus programas, en lugar de enfocarse en su valor absoluto.

Plan de acción

El noventa y cinco por ciento de las áreas de L&D no logra convertir los datos en acciones tangibles que alineen el aprendizaje con los objetivos del negocio o aumenten la efectividad de los métodos de aprendizaje.

Así es: la mayoría de los profesionales de L&D hoy se sienta sobre una mina de oro de datos sin poder actuar a partir de ellos. Esto ocurre cuando la analítica de la capacitación no está ligada a los objetivos. Puede evitarlo si sigue este plan de acción:

1. Pase del análisis de necesidades de capacitación al análisis de necesidades de desempeño

Para asegurar que su programa de capacitación y desarrollo esté alineado con sus metas de negocio, ponga esas metas en el centro de su estrategia.

2. Implemente IA para personalizar las rutas de aprendizaje según los insights de los datos

La recopilación y el análisis de datos avanzan de forma notable con la IA. Gracias a su capacidad de interpretar datos y actuar de inmediato, la IA ya se encarga de muchas tareas basadas en datos. Una solución de capacitación impulsada por IA puede crear experiencias de aprendizaje personalizadas que se ajustan a las necesidades y al desempeño de cada participante.

3. Cree un sistema integrado

La gamificación, el microaprendizaje, las simulaciones de software, la IA y la capacitación con realidad virtual son solo algunas de las opciones para ofrecer experiencias de L&D atractivas e inmersivas con un impacto real. Sin embargo, adoptar nuevas soluciones suele dar como resultado un sistema no integrado que solo entorpece las iniciativas de capacitación y desarrollo.

Antes de pensar en sumar nuevas soluciones a su stack tecnológico de L&D, evalúe a fondo las tecnologías de capacitación que ya tiene. Busque oportunidades para eliminar sistemas redundantes e integrar los que conserve.

Cerrar las brechas con las soluciones de capacitación de Attensi

Las auditorías periódicas le ayudarán a mantener el pulso de sus iniciativas de capacitación y desarrollo y a identificar a tiempo las brechas de habilidades que sus programas actuales dejaron abiertas. El equipo de gamificación de Attensi le ayudará a cerrarlas con soluciones de aprendizaje interactivas a la medida, desde la capacitación con simulaciones hasta personalidades impulsadas por IA que crean experiencias realmente inmersivas para sus participantes.