Comment auditer vos actions de formation et de développement

Un audit efficace mesure les résultats concrets, comme le développement de nouvelles compétences grâce à la formation, mais aussi des résultats plus nuancés : des compétences acquises qui se traduisent par une meilleure performance et servent les objectifs de l'organisation.

À cela s'ajoute un environnement L&D extrêmement dynamique (merci, l'IA). Chaque fois que vous auditez vos programmes de formation existants, vous vous retrouvez face à une nouvelle grande transformation. Il faut repenser les méthodes de formation, mettre à jour votre environnement technologique et souvent même réévaluer vos objectifs : ce que vous envisagiez il y a un an ne correspond peut-être plus à votre stratégie d'entreprise ni à l'évolution du paysage L&D.

Pas de panique : le chantier est de taille, mais il n'a rien d'un obstacle insurmontable.

Pourquoi réaliser un audit de la formation

Les budgets de formation augmentent régulièrement, et les attentes envers les responsables de l'apprentissage aussi. Maintenant que la formation et le développement (L&D) deviennent le partenaire stratégique de la direction générale, aligner les programmes d'apprentissage sur la stratégie de l'entreprise est la priorité numéro un de la fonction L&D.

Comme la L&D joue un rôle de premier plan dans la façon dont les collaborateurs progressent, sa responsabilité s'accroît. Autrement dit, vous devez être capable de démontrer les résultats de la formation des collaborateurs, c'est-à-dire de prouver qu'elle contribue réellement à la performance de l'entreprise. Et le seul moyen d'y parvenir est de revoir et de mettre à jour régulièrement vos programmes L&D.

Voici les principales missions que l'audit de la formation et du développement vous permettra d'accomplir :

Identifier les lacunes de compétences

En dix ans, les compétences nécessaires pour exercer un métier ont évolué de 25 %2. Il y a de fortes chances que votre programme de formation ne réponde pas à l'évolution de ces besoins si vous ne le mettez pas à jour régulièrement.

Un audit de la formation repère ces lacunes de compétences et garantit que votre programme reste en phase avec l'évolution des besoins de l'entreprise.

Mesurer le ROI de la formation des collaborateurs

Malgré l'évolution des objectifs, trop de professionnels de la L&D continuent de s'appuyer sur des indicateurs de vanité, comme la satisfaction et l'engagement des apprenants, pour juger l'efficacité de la formation. Un audit complet est bien plus utile : il dépasse ces indicateurs de vanité pour intégrer des indicateurs business dans l'analyse.

En mesurant le ROI de la formation, vous montrez que vos actions contribuent non seulement au développement des collaborateurs, mais aussi à la réussite et à la rentabilité globales de l'organisation. C'est ainsi que vous démontrez la valeur de la formation aux parties prenantes et que vous justifiez vos demandes de budget.

Quand le ROI n'atteint pas les objectifs, l'audit vous aide à repérer les points faibles de la formation à corriger pour réussir à l'avenir.

Mettre à jour les contenus de formation en fonction des évolutions réglementaires

Si la réglementation de votre secteur influe sur la façon de travailler de vos collaborateurs, elle doit se refléter dans vos programmes de formation et de développement.

Par exemple, à mesure que la législation environnementale se durcit, de nombreuses entreprises doivent adopter des pratiques durables. Si votre secteur est concerné, vos programmes de formation devront intégrer les dernières consignes sur la réduction de l'empreinte carbone, la gestion des déchets et l'approvisionnement durable.

Auditer et actualiser vos contenus fréquemment permet de tenir vos équipes informées des dernières réglementations et de limiter les risques de non-conformité. Découvrez comment KPMG et Gjensidige ont investi dans la formation par le jeu d'Attensi pour faire progresser leurs démarches de développement durable.

Évaluer l'adéquation des technologies et de l'infrastructure de formation actuelles

Personne n'ignore le rôle central de la technologie dans les méthodes de formation actuelles. De nouveaux outils et de nouvelles plateformes apparaissent à un rythme sans précédent, chacun promettant d'améliorer l'efficacité de vos actions L&D.

« Si vous n'avez pas fait le point sur votre technologie d'apprentissage en entreprise depuis quelques années, c'est peut-être le moment. Aucune entreprise n'aime dépenser pour ces outils, mais ils constituent en réalité une plateforme très importante pour capter, gérer et améliorer votre propre propriété intellectuelle. Et comme les responsables de la formation le savent bien, la capacité de former, d'accompagner et d'impliquer les collaborateurs dans un développement continu est un véritable avantage concurrentiel. »

Josh Bersin｜Global Industry Analyst

Profitez de votre prochain audit L&D pour vérifier si votre environnement technologique actuel suit les dernières avancées. Si vous n'avez pas encore adopté la gamification, le mobile learning et les solutions propulsées par l'IA, il est peut-être temps de découvrir les solutions arrivées sur le marché pour atteindre vos objectifs. Il ne s'agit pas de se moderniser pour suivre la dernière tendance technologique, mais de trouver la bonne solution à vos défis spécifiques.

Préparer l'audit

Par où commencer un audit ?

Votre première étape consiste à identifier un problème. Vous lancez cet audit pour traiter quelque chose de précis : inefficacités opérationnelles, lacunes de compétences ou pression de la direction générale. Votre objectif guidera l'ensemble du processus.

Évaluez ensuite les ressources que vous pouvez consacrer à cette démarche. L'audit peut entraîner des changements importants dans votre programme L&D. Si vous disposez de peu de moyens pour les mettre en œuvre, envisagez de réduire le périmètre de l'audit pour l'aligner sur votre capacité à ajuster ensuite le programme.

Voici une checklist pour vous préparer à un audit réussi :

• Précisez le ou les objectifs : Quels problèmes cherchez-vous à traiter avec cet audit ?
• Connaissez vos ressources : De combien de temps et de budget disposez-vous ?
• Définissez le périmètre de l'audit : Selon les ressources disponibles, l'audit doit-il couvrir toute l'entreprise, un service en particulier ou des compétences précises ?
• Identifiez les parties prenantes : Aurez-vous besoin de l'aide des RH, des responsables de service et/ou de consultants externes ?
• Rassemblez la documentation : Où sont stockés les anciens dossiers de formation ?
• Créez une source unique de vérité : Vous n'avez pas encore regroupé toutes vos données d'apprentissage dans un référentiel centralisé ?

Vos programmes de formation actuels sont-ils efficaces ?

Mesurer l'impact de vos programmes de formation existants est la mission première d'un audit.

« Je crois que la formation et l'apprentissage remplissent leur plus haute mission lorsqu'ils contribuent de façon mesurable à la performance des personnes et de l'entreprise. Les données issues de notre LMS (consommation, utilisation, présence) et des enquêtes d'apprentissage (ressenti, opinion, réaction) sont des maillons de la chaîne de preuves de l'efficience et de l'efficacité de l'apprentissage, mais l'histoire de l'impact ne s'arrête pas là. »

Kevin M. Yates｜L&D Measurement Advisor

L'évaluation de vos actions L&D ne se limite pas à une enquête auprès des collaborateurs. Mais c'est peut-être un bon point de départ.

1. Recueillir les retours

Commencez par recueillir les retours des participants. La satisfaction des apprenants est un indicateur de vanité lorsqu'on la considère isolément, mais elle aide à cerner l'opinion et le vécu des participants sur votre formation en entreprise.

Nous vous recommandons aussi d'aller au-delà des scores de satisfaction et de contextualiser vos indicateurs en posant les questions suivantes :

• La formation vous a-t-elle apporté de nouvelles informations ?
• La formation était-elle pertinente pour votre poste actuel ou futur ?
• Quelle part de cette formation pensez-vous retenir ?
• Pensez-vous pouvoir appliquer les connaissances acquises lors de cette formation ?

Vous pourrez ensuite vous appuyer sur ces réponses pour creuser les raisons pour lesquelles votre programme n'est pas aussi efficace que souhaité.

2. Évaluer la fidélisation des collaborateurs et la progression de carrière

Supposons que vous ayez établi une base de référence en examinant les taux de fidélisation et de mobilité interne avant la mise en place du programme de formation. Vous pouvez désormais comparer les chiffres avant et après la formation et voir s'il y a des évolutions notables.

Ceux qui n'ont pas mesuré les taux de fidélisation avant la formation peuvent eux aussi évaluer l'impact de la L&D sur le développement et la fidélisation des collaborateurs. Vous pouvez par exemple vérifier si la performance au travail s'améliore nettement ou si les collaborateurs se montrent plus intéressés par une évolution de carrière au sein de l'organisation.

Vous pouvez aussi mettre en place des entretiens de départ pour les collaborateurs sortants qui ont suivi le programme de formation. La formation a-t-elle déjà pesé dans leur décision de partir ou de rester ? Un entretien de départ peut révéler de nombreux enseignements précieux.

3. Vérifier l'alignement avec les objectifs de l'organisation

« Notre stratégie L&D est-elle alignée sur vos objectifs business et vos performances ? » Merci de poser la question.

Pour y répondre, vous devez quantifier l'impact des actions L&D sur la réalisation des objectifs de l'organisation. Mettez en avant des résultats mesurables liés à la formation, comme une meilleure satisfaction client, un délai de montée en compétence réduit ou une efficacité accrue des processus clés de l'entreprise. Bien sûr, les résultats attendus dépendent du périmètre de la formation et de ses objectifs, tout comme les méthodes de collecte des données.

4. Mesurer le ROI de la formation

Enfin, vous voulez forcément savoir si le budget investi dans la L&D est rentable.

Commencez par calculer l'ensemble des dépenses : non seulement les coûts directs des programmes de formation (ressources, technologie, consultants externes, etc.), mais aussi les coûts indirects, comme le temps que les collaborateurs passent en formation.

Pour calculer le ROI, vous devez avoir défini avant la formation des indicateurs de référence à comparer. Il peut s'agir du nombre de ventes, de la valeur vie client (CLV), des coûts de remplacement des postes vacants ou d'autres KPI financiers.

Si vous constatez des évolutions positives sur vos indicateurs cibles, c'est un bon début, mais cela ne prouve pas forcément la rentabilité de votre programme de formation. Divisez le bénéfice par le coût de l'investissement en formation pour mesurer le ROI réel de la formation.

À noter : le ROI de la formation apparaît souvent négatif, surtout quand les données manquent ou que les gains de productivité ne peuvent pas être correctement quantifiés. C'est pourquoi nous vous conseillons de suivre l'évolution de votre ROI au fil des changements apportés à vos programmes plutôt que de vous focaliser sur sa valeur absolue.

Plan d'action

Quatre-vingt-quinze pour cent des organisations L&D ne savent pas transformer les données en actions concrètes pour aligner l'apprentissage sur leurs objectifs business ou renforcer l'efficacité de leurs méthodes d'apprentissage.

En effet, la plupart des professionnels de la L&D se retrouvent aujourd'hui assis sur une mine d'or de données qu'ils n'arrivent pas à exploiter. Cela arrive quand l'analyse de la formation n'est pas reliée aux objectifs. Vous pouvez l'éviter en suivant ce plan d'action :

1. Passer de l'analyse des besoins de formation à l'analyse des besoins de performance

Pour que votre programme de formation et de développement soit aligné sur vos objectifs business, placez ces objectifs au cœur de votre stratégie.

2. Mettre en place l'IA pour personnaliser les parcours d'apprentissage à partir des insights issus des données

La collecte et l'analyse de données progressent considérablement grâce à l'IA. Capable d'interpréter les données et d'agir immédiatement en conséquence, l'IA prend déjà en charge de nombreuses tâches pilotées par les données. Une solution de formation propulsée par l'IA peut créer des expériences d'apprentissage personnalisées, qui s'ajustent aux besoins et à la performance de l'apprenant.

3. Créer un système intégré

Gamification, microlearning, simulation logicielle, IA et formation en réalité virtuelle ne sont que quelques-unes des options pour proposer des expériences L&D engageantes et immersives, qui ont un impact réel. Pourtant, l'adoption de nouvelles solutions aboutit souvent à un système non intégré, qui ne fait que freiner les actions de formation et de développement.

Avant d'ajouter de nouvelles solutions à votre environnement technologique L&D, évaluez en profondeur vos technologies de formation existantes. Cherchez les occasions de supprimer les systèmes redondants et d'intégrer ceux que vous conservez.

Combler les lacunes avec les solutions de formation d'Attensi

Des audits réguliers vous permettent de garder le pouls de vos actions de formation et de développement, et de repérer rapidement les lacunes de compétences que vos programmes actuels laissent ouvertes. L'équipe gamification d'Attensi vous aide à les combler avec des solutions d'apprentissage interactives sur mesure, de la formation par la simulation aux personnalités pilotées par l'IA qui créent des expériences véritablement immersives pour vos apprenants.