Slik gjennomgår du opplærings- og utviklingstiltakene dine

En gjennomgang med reell effekt måler både konkrete resultater – som nye ferdigheter de ansatte har utviklet gjennom opplæringen – og mer nyanserte resultater, som tilegnede ferdigheter som gir bedre prestasjoner og bidrar til organisasjonens mål.

I tillegg befinner L&D seg i et svært dynamisk landskap (takk, AI). Hver gang du setter i gang med å gå gjennom de eksisterende opplæringsprogrammene, står du overfor enda en stor omveltning. Du må revurdere opplæringsmetodene, oppdatere teknologistakken og ofte også vurdere målene på nytt – det du så for deg for et år siden, passer kanskje ikke lenger med forretningsstrategien og et L&D-landskap i endring.

Ikke vær redd: Det er en stor jobb, men den trenger ikke være et hinder.

Hvorfor du trenger en gjennomgang av opplæringen

Opplæringsbudsjettene vokser jevnt og trutt, og det samme gjør forventningene til læringslederne. Nå som læring og utvikling (L&D) er i ferd med å bli toppledelsens strategiske partner, er det L&D-funksjonens viktigste prioritet å knytte læringsprogrammene til forretningsstrategien.

Når L&D tar en ledende rolle i hvordan de ansatte utvikler seg, følger det et større ansvar med. Du må med andre ord kunne vise resultater av opplæring av ansatte, altså dokumentere at den faktisk bidrar til forretningsresultatene. Og den eneste måten å sikre det på, er å gå gjennom og oppdatere L&D-programmene jevnlig.

Dette er de viktigste oppgavene du løser med en gjennomgang av opplæring og utvikling:

Avdekke kompetansegap

I løpet av et tiår endret ferdighetene som kreves for å utføre en jobb, seg med 25%2. Sjansen er stor for at opplæringsprogrammet ditt ikke tar høyde for de endrede kravene hvis du ikke oppdaterer det jevnlig.

En gjennomgang av opplæringen peker ut disse kompetansegapene og sørger for at opplæringsprogrammet holder tritt med forretningsbehovene etter hvert som de endrer seg.

Måle ROI på opplæring av ansatte

Selv om målene endrer seg, fortsetter altfor mange L&D-fagfolk å bruke pyntetall som deltakertilfredshet og engasjement for å vurdere hvor effektiv opplæringen er. Langt mer nyttig er en grundig gjennomgang av opplæringen som går forbi pyntetallene og tar med forretningsmålinger i analysen.

Ved å måle ROI på opplæringen viser du hvordan opplæringstiltakene ikke bare bidrar til medarbeiderutviklingen hos den enkelte, men også til organisasjonens samlede suksess og lønnsomhet. Slik viser du interessentene verdien av opplæringen og begrunner budsjettønskene dine.

Der ROI-en ikke når målene, kan gjennomgangen hjelpe deg å finne svake punkter i opplæringen som må forbedres for at du skal lykkes videre.

Oppdatere opplæringsinnholdet i tråd med endringer i regelverket

Hvis bransjeregler påvirker måten de ansatte jobber på, bør det gjenspeiles i opplærings- og utviklingsprogrammene dine.

Etter hvert som miljølovgivningen blir strengere, må for eksempel mange virksomheter legge om til bærekraftig praksis. Hvis det gjelder din bransje, må opplæringsprogrammene inkludere de nyeste retningslinjene for å redusere karbonavtrykk, avfallshåndtering og bærekraftige innkjøp.

Når du jevnlig går gjennom og oppdaterer innholdet, holder du de ansatte oppdatert på det nyeste regelverket og reduserer compliance-risikoen. Les mer om hvordan KPMG og Gjensidige investerte i Attensis spillbaserte opplæring for å styrke bærekraftsarbeidet sitt.

Vurdere om dagens opplæringsteknologi og infrastruktur holder mål

Det er ingen hemmelighet at teknologi spiller en enorm rolle i moderne opplæringsmetoder. Nye verktøy og plattformer dukker opp i et tempo vi aldri har sett før, og alle har som mål å gjøre L&D-tiltakene dine mer effektive.

“Hvis du ikke har sett på bedriftens læringsteknologi på noen år, kan det være på tide nå. Selv om ingen selskaper liker å bruke penger på slike verktøy, er de faktisk en svært viktig plattform for å samle, forvalte og forbedre selskapets egne immaterielle verdier. Og som opplæringsledere vet godt, er evnen til å lære opp, støtte og engasjere ansatte i kontinuerlig utvikling et reelt konkurransefortrinn.”

Josh Bersin｜Global bransjeanalytiker

Bruk neste L&D-gjennomgang til å vurdere om teknologien du bruker i dag, holder tritt med de siste nyvinningene. Hvis du fortsatt ikke har tatt i bruk gamification, mobil læring og AI-drevne løsninger, kan det være på tide å finne ut hvilke løsninger som har kommet på markedet og kan hjelpe deg å nå målene dine. Det handler ikke om å oppdatere for å henge med på den nyeste teknologien. Det handler om å finne riktig løsning på akkurat dine utfordringer.

Forberedelser til gjennomgangen

Hvor begynner du med en gjennomgang?

Første steg bør være å identifisere et problem. Det må være noe du vil løse med denne gjennomgangen, enten det er ineffektiv drift, kompetansegap eller press fra toppledelsen. Målet ditt styrer hele prosessen.

Vurder også hvilke ressurser du kan sette av til arbeidet. Gjennomgangen kan føre til store endringer i L&D-programmet ditt. Hvis ressursene til store endringer er begrensede, bør du vurdere å avgrense gjennomgangen slik at den står i forhold til kapasiteten du har til å gjøre justeringer i etterkant.

Her er en sjekkliste som gjør deg klar for en vellykket gjennomgang:

• Spesifiser målet eller målene: Hvilke problemer prøver du å løse med denne gjennomgangen?
• Kjenn ressursene dine: Hvor mye tid og penger har du?
• Definer omfanget: Basert på ressursene du har, bør gjennomgangen gjelde hele selskapet, enkelte avdelinger eller bestemte ferdigheter?
• Identifiser interessentene: Trenger du hjelp fra HR, avdelingsledere og/eller eksterne konsulenter?
• Samle dokumentasjon: Hvor er tidligere opplæringsdata lagret?
• Skap én felles sannhetskilde: Har du ikke samlet alle læringsdata på ett sentralt sted ennå?

Er opplæringsprogrammene du har i dag, effektive?

Hovedoppgaven i en gjennomgang er å måle effekten av opplæringsprogrammene du allerede har.

“Jeg mener at opplæring og læring oppfyller sitt høyeste formål når de gir et målbart bidrag til menneskelige prestasjoner og forretningsresultater. Dataene vi får fra LMS-et (forbruk, bruk, oppmøte) og læringsundersøkelser (holdninger, meninger, reaksjoner) er ledd i beviskjeden for hvor effektiv og virkningsfull læringen er, men det er ikke der historien om effekten slutter.”

Kevin M. Yates｜Rådgiver innen L&D-måling

Evalueringen av L&D-tiltakene dine slutter ikke med en medarbeiderundersøkelse. Men det kan være lurt å begynne med en.

1. Samle inn tilbakemeldinger

Begynn med å samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne. Deltakertilfredshet er riktignok et pyntetall når det står alene, men det er nyttig for å få et inntrykk av deltakernes meninger om og erfaringer med opplæringen.

Vi anbefaler også at du går lenger enn å samle inn tilfredshetsscorer, og gir tallene kontekst ved å stille disse spørsmålene:

• Ga opplæringen deg ny informasjon?
• Var opplæringen relevant for jobben din eller en mulig fremtidig jobb?
• Hvor mye av denne opplæringen tror du at du kommer til å huske?
• Tror du at du kommer til å kunne bruke kunnskapen du har fått gjennom denne opplæringen?

Senere kan du bruke dette som utgangspunkt for å grave dypere i hvorfor programmet ikke er så effektivt som ønsket.

2. Vurder lojalitet og karriereutvikling blant de ansatte

La oss si at du har etablert et utgangspunkt ved å se på hvor mange ansatte som blir værende, og hvor mye intern mobilitet det var før opplæringsprogrammet ble innført. Nå kan du sammenligne tallene før og etter opplæringen og se om det har skjedd merkbare endringer.

Har du ikke målt dette før opplæringen, kan du likevel vurdere hvilken effekt L&D har på utviklingen til de ansatte og evnen til å beholde dem. Du kan for eksempel se om det er en merkbar forbedring i jobbprestasjonene, eller om de ansatte viser større interesse for å utvikle karrieren sin i organisasjonen.

Du kan også gjennomføre sluttsamtaler med ansatte som slutter, og som har deltatt i opplæringsprogrammet. Har opplæringen noen gang påvirket beslutningen om å slutte eller bli? En sluttsamtale kan avdekke mye verdifull informasjon.

3. Bekreft at opplæringen støtter organisasjonens mål

“Er L&D-strategien vår i tråd med forretningsmålene og resultatene?” Godt du spør.

For å svare på dette må du tallfeste hvilken effekt L&D-tiltakene har på organisasjonens måloppnåelse. Vis frem målbare resultater som henger sammen med opplæringen, for eksempel høyere kundetilfredshet, kortere tid til full kompetanse eller mer effektive kjerneprosesser. De ønskede resultatene avhenger selvsagt av omfanget av og målene for opplæringen, og det samme gjør metodene for datainnsamling.

4. Mål ROI på opplæringen

Til slutt vil du helt sikkert se om budsjettet du har investert i L&D, lønner seg.

Begynn med å regne ut alle utgiftene – ikke bare de direkte kostnadene knyttet til opplæringsprogrammene (ressurser, teknologi, eksterne konsulenter osv.), men også indirekte kostnader som tiden de ansatte bruker på opplæring.

For å beregne ROI må du ha etablert måltall fra før opplæringen som sammenligningsgrunnlag. Det kan være antall salg, kundens livstidsverdi (CLV), kostnader ved å fylle ledige stillinger eller andre økonomiske KPI-er.

Ser du positive endringer i måltallene, er det en god start, men det betyr ikke nødvendigvis at opplæringsprogrammet er kostnadseffektivt. Del gevinsten på kostnaden ved opplæringsinvesteringen for å måle den faktiske ROI-en.

Merk: ROI på opplæring ser ofte negativ ut, særlig når du ikke har nok data eller ikke klarer å tallfeste produktivitetsgevinstene ordentlig. Derfor anbefaler vi at du følger med på hvordan ROI-en endrer seg når du gjør endringer i programmene, i stedet for å fokusere på den absolutte verdien.

Handlingsplan

Nittifem prosent av L&D-organisasjonene er ikke gode til å omsette data i konkrete tiltak som knytter læringen til forretningsmålene eller gjør læringsmetodene mer effektive.

Ja, de fleste L&D-fagfolk sitter i dag på en gullgruve av data uten å klare å bruke den. Det skjer når opplæringsanalysene ikke er knyttet til målene. Du kan unngå det ved å holde deg til denne handlingsplanen:

1. Gå fra analyse av opplæringsbehov til analyse av prestasjonsbehov

For å sikre at opplærings- og utviklingsprogrammet ditt støtter forretningsmålene, må du sette disse målene i sentrum av strategien.

2. Ta i bruk AI for å tilpasse læringsløp basert på datainnsikt

Datainnsamling og -analyse tar store steg fremover med AI. Med sin evne til å tolke data og handle på dem umiddelbart har AI allerede tatt over mange datadrevne oppgaver. En AI-drevet opplæringsløsning kan skape personlig tilpassede læringsopplevelser som justeres etter deltakerens behov og prestasjoner.

3. Bygg et integrert system

Gamification, mikrolæring, programvaresimulering, AI og VR-opplæring er bare noen av mulighetene du har til å skape engasjerende og immersive L&D-opplevelser med reell effekt. Men nye løsninger fører ofte til et lite integrert system som bare står i veien for opplærings- og utviklingstiltakene.

Når du vurderer å legge til nye løsninger i L&D-teknologien din, bør du først gjøre en grundig vurdering av opplæringsteknologien du allerede har. Se etter muligheter til å kutte overflødige systemer og integrere dem du beholder.

Tett hullene med Attensis opplæringsløsninger

Jevnlige gjennomganger holder deg oppdatert på opplærings- og utviklingstiltakene dine og avdekker raskt kompetansegapene som dagens programmer har latt stå åpne. Attensis gamification-team hjelper deg å tette disse hullene med skreddersydde, interaktive læringsløsninger – fra simuleringstrening til AI-drevne personligheter som skaper virkelig immersive opplevelser for deltakerne.