Så gör du en granskning av dina utbildnings- och utvecklingsinsatser

En granskning med effekt mäter konkreta resultat, som nyutvecklade färdigheter efter en utbildning, men också mer nyanserade resultat, som förvärvade färdigheter som leder till bättre prestation och bidrar till organisationens mål.

Dessutom verkar L&D i en mycket dynamisk miljö (tack, AI). Varje gång det är dags att granska de utbildningar du redan har står du inför ännu en stor omställning. Du behöver se över träningsmetoderna, uppdatera din teknikstack och ofta även omvärdera dina mål. Det du såg framför dig för ett år sedan stämmer kanske inte längre med din affärsstrategi och det föränderliga L&D-landskapet.

Ingen fara. Det är ett stort jobb, men det behöver inte bli ett hinder.

Därför behöver du en utbildningsgranskning

Utbildningsbudgetarna växer stadigt, och det gör förväntningarna på dem som leder lärandet också. Nu när lärande och utveckling (L&D) blir ledningens strategiska partner är det L&D:s viktigaste uppgift att koppla utbildningarna till affärsstrategin.

När L&D tar en ledande roll i hur medarbetarna utvecklas följer ett större ansvar. Du ska alltså kunna visa resultat av medarbetarutbildning och bekräfta att den faktiskt bidrar till verksamhetens prestation. Det enda sättet att säkerställa det är att se över och uppdatera dina L&D-program regelbundet.

Det här är de viktigaste uppgifterna du klarar av med hjälp av en granskning av utbildning och utveckling:

Identifiera kompetensluckor

På ett decennium har de färdigheter som krävs för att utföra ett jobb förändrats med 25%2. Om du inte uppdaterar utbildningen regelbundet är risken stor att den inte möter de förändrade kraven på färdigheter.

En utbildningsgranskning pekar ut de här kompetensluckorna och ser till att din utbildning följer verksamhetens föränderliga behov.

Mät avkastningen på medarbetarutbildning

Trots förändrade mål fortsätter alltför många L&D-proffs att använda fåfänglighetsmått (vanity metrics) som deltagarnas nöjdhet och engagemang för att bedöma hur effektiv utbildningen är. Betydligt mer värdefull är en heltäckande utbildningsgranskning som går bortom fåfänglighetsmåtten och för in affärsmått i analysen.

Genom att mäta avkastningen på utbildningen visar du hur insatserna bidrar inte bara till den enskilda medarbetarens utveckling utan också till organisationens samlade framgång och lönsamhet. Så visar du värdet av medarbetarutbildning för intressenterna och motiverar dina budgetäskanden.

Där avkastningen inte når målen kan granskningen hjälpa dig att hitta de svaga punkterna i utbildningen som behöver förbättras för att du ska lyckas framöver.

Uppdatera utbildningsinnehållet efter regeländringar

Om branschregler påverkar hur dina medarbetare arbetar ska de också synas i dina utbildnings- och utvecklingsprogram.

När miljölagstiftningen skärps måste till exempel många företag ställa om till hållbara arbetssätt. Om det gäller din bransch behöver dina utbildningar ta in de senaste riktlinjerna om att minska koldioxidavtryck, avfallshantering och hållbar inköpspraxis.

Genom att granska och uppdatera innehållet ofta håller du personalen informerad om de senaste reglerna och minskar compliancerisker. Läs mer om hur KPMG och Gjensidige investerade i Attensis spelbaserade träning för att stärka sitt hållbarhetsarbete.

Bedöm om dagens utbildningsteknik och infrastruktur räcker till

Det är ingen hemlighet att tekniken spelar en enorm roll i moderna träningsmetoder. Nya verktyg och plattformar dyker upp i rekordtakt och alla vill hjälpa dig att göra dina L&D-insatser mer effektiva.

“Om du inte har sett över din teknik för företagsutbildning på några år kan det vara dags nu. Inget företag gillar att lägga pengar på de här verktygen, men de utgör en mycket viktig plattform för att fånga, hantera och förbättra den egna immateriella egendomen. Och som alla som leder utbildning vet är förmågan att utbilda, stötta och engagera medarbetare i kontinuerlig utveckling en verklig konkurrensfördel.”

Josh Bersin｜Global branschanalytiker

Använd din nästa L&D-granskning för att utvärdera om din nuvarande teknikstack följer med i utvecklingen. Om du ännu inte har tagit in gamification, mobilt lärande och AI-drivna lösningar kan det vara dags att ta reda på vilka lösningar som har kommit ut på marknaden och som kan hjälpa dig nå dina mål. Det handlar inte om att uppdatera för att hänga med i den senaste tekniken, utan om att hitta rätt lösning på just dina utmaningar.

Förbered granskningen

Var börjar man med en granskning?

Ditt första steg är att identifiera ett problem. Det måste finnas något du vill åtgärda med granskningen, vare sig det är ineffektiva arbetssätt, kompetensluckor eller tryck från ledningen. Ditt mål styr hela processen.

Bedöm dessutom vilka resurser du kan avsätta. Granskningen kan leda till stora förändringar i ditt L&D-program. Om resurserna för omfattande förändringar är begränsade bör du därför överväga att minska granskningens omfattning så att den matchar din kapacitet att göra justeringar efteråt.

Här är en checklista som hjälper dig att vara redo för en lyckad granskning:

• Ange målet eller målen: Vilka problem vill du åtgärda med granskningen?
• Känn till dina resurser: Hur mycket tid och pengar har du?
• Definiera granskningens omfattning: Utifrån de tillgängliga resurserna, ska granskningen gälla hela företaget, en enskild avdelning eller vissa färdigheter?
• Identifiera intressenter: Behöver du hjälp från HR, avdelningschefer och/eller externa konsulter?
• Samla dokumentationen: Var finns tidigare utbildningsregister?
• Skapa en enda sanningskälla: Har du ännu inte samlat all lärdata på ett ställe?

Fungerar dina nuvarande utbildningar?

Att mäta effekten av de utbildningar du redan har är granskningens huvuduppgift.

“Jag tror att utbildning och lärande fyller sitt högsta syfte när de ger ett mätbart bidrag till människors och verksamhetens prestation. Datan från vårt LMS (användning, utnyttjande, närvaro) och från lärenkäter (stämning, åsikter, reaktioner) är länkar i kedjan av bevis för hur effektivt och verkningsfullt lärandet är, men det är inte där effektberättelsen slutar.”

Kevin M. Yates｜Rådgivare inom L&D-mätning

Utvärderingen av dina L&D-insatser slutar inte med en medarbetarenkät. Men det kan vara bra att börja med en.

1. Samla in feedback

Börja med att samla in feedback från deltagarna. Deltagarnas nöjdhet är ett fåfänglighetsmått när det står ensamt, men det är användbart för att ta reda på vad deltagarna tycker och hur de upplever din företagsutbildning.

Vi rekommenderar också att du går längre än att samla in nöjdhetsbetyg och ger dina mätvärden sammanhang genom att ställa följande frågor:

• Gav utbildningen dig ny information?
• Var utbildningen relevant för ditt jobb eller ett tänkbart framtida jobb?
• Hur mycket av utbildningen tror du att du kommer att komma ihåg?
• Tror du att du kommer att kunna tillämpa den kunskap du har fått i utbildningen?

Du kan sedan använda svaren som utgångspunkt för att gräva djupare i varför utbildningen inte är lika effektiv som du hoppats.

2. Bedöm hur du behåller medarbetare och hur karriärerna utvecklas

Låt oss anta att du har fastställt en utgångsnivå genom att titta på hur väl du behöll medarbetare och hur stor den interna rörligheten var innan utbildningen infördes. Nu kan du jämföra siffrorna före och efter utbildningen och se om det finns märkbara förändringar.

Även du som inte har mätt hur väl du behåller medarbetare före utbildningen kan bedöma vilken effekt L&D har på medarbetarnas utveckling och på hur länge de stannar. Du kan till exempel undersöka om arbetsprestationen märkbart har förbättrats eller om medarbetarna visar större intresse för att gå vidare i karriären inom organisationen.

Du kan också skapa avgångssamtal för medarbetare som har gått utbildningen och slutar. Har utbildningen någon gång påverkat deras beslut att lämna eller stanna? Ett avgångssamtal kan avslöja mycket värdefull information.

3. Bekräfta att insatserna stämmer med organisationens mål

“Stämmer vår L&D-strategi med affärsmålen och verksamhetens prestation?” Bra fråga.

För att svara på den behöver du kvantifiera vilken effekt L&D-insatserna har på att nå organisationens mål. Visa mätbara resultat som är kopplade till utbildningen, till exempel ökad kundnöjdhet, kortare tid till full kompetens eller ökad effektivitet i viktiga affärsprocesser. De önskade resultaten beror förstås på utbildningens omfattning och mål, och det gör även metoderna för datainsamling.

4. Mät utbildningens avkastning

Slutligen vill du förstås se om de pengar du har lagt på L&D ger resultat.

Börja med att räkna ihop alla kostnader. Det gäller inte bara de direkta kostnaderna för utbildningarna (resurser, teknik, externa konsulter och så vidare) utan också indirekta kostnader, som den tid medarbetarna lägger på utbildningen.

För att räkna ut avkastningen behöver du ha tagit fram mätvärden före utbildningen som referens. Det kan till exempel vara antal sålda produkter, kundens livstidsvärde (CLV), kostnader för att ersätta vakanta tjänster eller andra finansiella KPI:er.

Om du ser positiva förändringar i dina målmätvärden är det en bra början, men det visar inte nödvändigtvis att utbildningen är kostnadseffektiv. Dela vinsten med kostnaden för utbildningsinvesteringen för att mäta den faktiska avkastningen.

Observera: Avkastningen på utbildning ser ofta negativ ut, särskilt när du saknar tillräckligt med data eller inte kan kvantifiera produktivitetsvinsterna på rätt sätt. Därför rekommenderar vi att du följer hur din avkastning förändras när du gör ändringar i programmen, i stället för att fokusera på det absoluta värdet.

Handlingsplan

Nittiofem procent av L&D-organisationerna är inte bra på att omvandla data till konkreta åtgärder som kopplar lärandet till affärsmålen eller gör inlärningsmetoderna mer effektiva.

Just det, de flesta L&D-proffs sitter i dag på en guldgruva av data som de inte kan agera på. Det händer när utbildningsanalysen inte är kopplad till målen. Du kan förebygga det genom att följa den här handlingsplanen:

1. Gå från analys av utbildningsbehov till analys av prestationsbehov

För att din utbildnings- och utvecklingsverksamhet ska stämma med dina affärsmål behöver du sätta de målen i centrum för din strategi.

2. Använd AI för att anpassa lärstigar utifrån insikter ur data

Datainsamling och dataanalys utvecklas snabbt med AI. Med sin förmåga att tolka data och agera på den direkt tar AI redan över många datadrivna uppgifter. En AI-driven utbildningslösning kan skapa personligt anpassade lärupplevelser som justeras efter deltagarens behov och prestation.

3. Bygg ett integrerat system

Gamification, mikrolärande, programvarusimulering, AI och VR-träning är bara några av alternativen för att skapa engagerande och uppslukande L&D-upplevelser med verklig effekt. Men när nya lösningar införs blir det ofta ett system som inte hänger ihop och som bara stjälper utbildnings- och utvecklingsinsatserna.

När du funderar på att lägga till nya lösningar i din L&D-teknikstack bör du göra en grundlig utvärdering av den utbildningsteknik du redan har. Leta efter möjligheter att ta bort överflödiga system och integrera dem du behåller.

Täpp till luckorna med Attensis utbildningslösningar

Regelbundna granskningar hjälper dig att hålla koll på dina utbildnings- och utvecklingsinsatser och snabbt hitta de kompetensluckor som dina befintliga program har lämnat öppna. Attensis gamification-team hjälper dig att täppa till dem med skräddarsydda interaktiva lärlösningar, från simuleringsträning till AI-drivna personligheter som skapar riktigt uppslukande upplevelser för dina deltagare.